Ausgangslage
Das Alte Gymnasium Oldenburg stand vor der Herausforderung, den Anmeldeprozess für zukünftige Fünftklässler effizienter zu gestalten. Bisher mussten Eltern den Anmeldebogen von der Schul-Website herunterladen, ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und an einem der drei festgelegten Anmeldetage in der Schule abgeben. Dieser analoge Prozess führte zu mehreren Problemen:
- Planungsunsicherheit: Die Schule hatte keine frühzeitige Transparenz über die Anzahl der angemeldeten Schüler und die Klassenstärken.
- Hoher Verwaltungsaufwand: Das Sekretariat war mit der händischen Auswertung der Formulare wochenlang beschäftigt.
- Fehleranfälligkeit: Handschriften waren oft schwer lesbar, was zu Fehlern beim Einpflegen in das System führte.
- Elternanfragen: Regelmäßige Rückfragen von Eltern zu Formularinhalten sorgten für zusätzlichen Aufwand.
Unsere Lösung
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, haben wir einen vollständig digitalen Anmeldeprozess entwickelt und implementiert. Die Lösung bestand aus mehreren Komponenten:
- Online-Formular: Ein benutzerfreundliches und datenschutzkonformes Online-Formular ermöglicht es Eltern, die Anmeldung bequem von zu Hause aus durchzuführen – unabhängig von festen Anmeldetagen.
- Automatisierter Datenimport: Die eingegebenen Daten werden direkt in das Schülerverwaltungsprogramm der Schule importiert. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und eliminiert Fehler durch unleserliche Handschriften.
- Schulungen für das Sekretariat: Um einen reibungslosen Übergang zum neuen System sicherzustellen, haben wir die Mitarbeiterinnen des Sekretariats umfassend geschult. Sie wurden mit den neuen Tools vertraut gemacht und erhielten Unterstützung bei der Prozessumstellung.
- Neue Website als Basis: Bereits zuvor hatten wir eine moderne Website für das Gymnasium entwickelt, die als Grundlage für diese und zukünftige Prozessdigitalisierungen dient.
Ergebnisse
Die Digitalisierung des Anmeldeprozesses brachte zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten:
- Zeitersparnis: Der Verwaltungsaufwand wurde drastisch reduziert, da die Daten automatisch verarbeitet werden.
- Fehlerreduktion: Handschriftliche Fehler gehören der Vergangenheit an.
- Planbarkeit: Die Schule erhält frühzeitig einen Überblick über die Schülerzahlen und kann besser planen.
Ausblick
Das Alte Gymnasium Oldenburg plant bereits weitere Digitalisierungsprojekte mit uns, um zusätzliche Prozesse zu optimieren und die Effizienz weiter zu steigern. Wir freuen uns auf die Fortsetzung dieser erfolgreichen Zusammenarbeit.
Kundenstimme
Frank Marschhausen
Schulleiter des Alten Gymnasiums Oldenburg
Die Digitalisierung unseres Anmeldeprozesses durch bmt digital hat uns voll und ganz überzeugt. Durch das neue System und die hervorragende Zusammenarbeit konnten wir den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und zugleich die Planbarkeit und Flexibilität deutlich verbessern. Eltern schätzen besonders die benutzerfreundliche Online-Anmeldung, während wir von einer fehlerfreien Datenübermittlung profitieren. Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie moderne Technologien unseren Schulalltag effizienter gestalten können. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit bmt digital weitere Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung unserer Schule konsequent voranzutreiben.